Ercos

Le projet

Présent depuis plusieurs années sur le marché de la location de moto et scooter, Rent-n-Ride disposait d'un site permettant aux clients d'effectuer des demandes de réservation en ligne. Après que la demande est reçue par un membre du staff, le travail consistait à :

Vérifier sur l'agenda partagé Google qu'une moto du modèle demandé par le client est bien disponible aux dates demandées.
Enregistrer la réservation en créant un RDV dans l'agenda partagé.
Envoyer un e-mail de confirmation au client avec les informations de paiement e-banking, le numéro de plaques de sa moto et un code clé : le client devra entrer ce code pour récupérer la clé sur une boîte à clé si la prise en charge est en dehors des heures de bureaux.

A chaque fin de location, le véhicule est contrôlé par un membre du staff qui se chargera de mettre la clé dans la boîte à clé pour la réservation suivante.

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Demande du client

Rent-n-Ride se trouvant désormais dans 4 agences différentes avec plus de 30 véhicules, l'effort demandé pour gérer les réservations est devenu trop conséquent. Rent-n-Ride a décidé de faire appel à Ercos pour optimiser le processus et trouver une solution permettant d'alléger le travail administratif.

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Notre solution

Nous avons conçu un système permettant réserver automatiquement les motos avec paiement en ligne.

Le travail de l'équipe de Rent-n-Ride consiste désormais à vérifier les permis de conduire lors de la première réservation d'un client et contrôler les motos en fin de location. Le système attribue automatiquement une moto disponible et génère le code clé qui est envoyé par SMS au client 15 minutes avant la prise en charge du véhicule.

Un client - tout comme le staff - a la possibilité de déplacer ou d'annuler sa location depuis son compte en ligne.

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Les avantages pour Rent-n-Ride

Plus besoin de gérer les réservations : le système attribue automatiquement une moto ou un scooter disponible.
Plus besoin de gérer les paiements e-banking et de réconcilier les factures : à la réception du paiement en ligne, les factures sont automatiquement clôturées.
Possibilité de louer un véhicule à toute heure, sans intervention du staff : dès qu'une moto a été contrôlée, elle est immédiatement disponible.
Accès en un clin d'oeil à l'historique des locations de chaque moto : chaque rapport de retour de location est référencé.

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Quelques chiffres

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Panel admin - Réservations

Pour les premières réservations des clients, un membre du staff doit vérifier la copie du permis de conduire jointe à la réservation. Le client est informé par e-mail dès que la vérification a été effectuée et sa réservation est alors confirmée.

Panel admin - Gestion de la moto

Les membres du staff ont accès à tout l'historique de la moto et peuvent ainsi faire des analyses.

Site clients - Réservations

Témoignage client

Nous avons eu une idée : un client qui passe devant notre agence et voit une moto qu'il souhaiterait louer doit pouvoir le faire immédiatement, sans intervention humaine. Le projet paraissait presque utopique mais Ercos l'a réalisé !

De plus, alors que notre travail administratif était fastidieux et chronophage, grâce à notre nouvelle plateforme, il est devenu presque anecdotique. La solution est moderne, intuitive et répond à 100% aux besoins d'efficacité et d'immédiateté de notre société. Nos clients apprécient... et nous aussi !

Un grand MERCI à Ercos pour leur professionnalisme, leur compétence et leur disponibilité. La collaboration est intensive, le suivi toujours excellent et c'est très appréciable. C'est un plaisir de travailler avec Ercos, je recommande vivement !

Christelle Pittet

Directrice de Rent-n-Ride