Mettre en place une plateforme web qui puisse à la fois automatiser et optimiser les processus administratifs liés à la location de salles, mais aussi permettre au client d'être complètement autonome dans sa prise de réservation.
Conception du projet, digitalisation de processus, développement web, Design
L'idée est partie de l'observation du fonctionnement d'une commune vaudoise disposant d'environ 15 salles communales à louer. Il nous a été communiqué que la gestion ces salles représente une charge de travail de 20 à 40%.
Cette charge administrative considérée comme coûteuse, rébarbative et chronophage, comprend passablement de tâches pouvant être optimisées, voire totalement automatisées. De plus, les clients sont contraints par ces processus administratifs et n'ont pas les ressources nécessaires pour devenir autonome dans leur prise de réservation.
La solution web que nous avons développé permet de :
L'hôte bénéficie d'une page regroupant uniquement ses propres salles à louer, afin qu'il puisse mettre le lien de cette page sur son site internet. Les clients peuvent cibler leur recherche afin de louer la salle qui sera la plus adéquate pour leur événement, et qui sera libre à la date et aux heures souhaitées. Toutes les informations indispensables que l'hôte aura défini seront réunies pour leur permettre de louer directement sur le site la salle qui leur correspond et d'effectuer le paiement de leur réservation en ligne.
Le client pourra également annuler sa réservation en ligne, ce qui appliquera automatiquement les conditions d'annulation que vous aurez établies.
L'hôte peut créer et gérer ses propres salles qui apparaîtront sur la partie publique que les clients verront. Il peut également désigner des salles « internes » uniquement, par exemple pour des réunions privées entre collaborateurs.
La gestion de salle comprend différentes étapes permettant à l'administrateur d'entrer toutes les données utiles au client concernant l'horaire, les différents groupes tarifaires, les équipements inclus/en supplément, les photos et visites virtuelles, les configurations et types d'événements possibles, etc.
Toutes les demandes de réservation sont notifiées dans le panel administrateur que l'utilisateur pourra consulter et choisir d'accepter ou de refuser. Un calendrier des réservations peut être visualisé et être exporté sous forme de liste, avec les informations requises. Il y a également la possibilité d'enregistrer des réservations internes ou pour des clients externes.
Enfin, l'aspect collaboratif est une grande valeur ajoutée de cette plateforme, puisqu'il est possible de créer plusieurs comptes utilisateurs, avec différents niveaux de droit, ce qui facilite la communication et organisation à l'interne de l'organisation de l'hôte.
